De ideale werkplek bestaat niet

*Dit artikel is geschreven door Hilko Starke, portfoliomanager bij Previder, en René Lagerweij, Senior IT Architect bij Previder.

Bij kleinere organisaties – of organisaties waar bijna alle medewerkers dezelfde functie hebben – kun je vaak nog kiezen voor één standaardwerkplek, en dan voor die paar uitzonderingsgevallen een oplossing improviseren. Maar bij wat grotere en complexere organisaties kun je rustig zeggen dat dé ideale werkplek in feite niet bestaat.

Cruciale vragen

Bij Previder vinden we dat IT waarde moet toevoegen aan de bedrijfsprocessen van een organisatie. Voordat je een digitale werkplek kunt definiëren, moet je de organisatie goed onder de loep nemen. Cruciale vragen in dit verband zijn:

• Wat wil de organisatie bereiken met de keuze voor een werkplekoplossing?
• Hoe zitten de bedrijfsprocessen in elkaar en welke typen gebruikers zijn er?
• Onder welke omstandigheden en op welke locaties wordt er gewerkt?
• Welke behoeften zijn er op het gebied van informatie en communicatie?
• Hoe zien het applicatielandschap en de onderliggende IT-architectuur eruit?

Pas als dit allemaal in kaart is gebracht, kun je bepalen met welke technologie je de bedrijfsprocessen het beste kunt ondersteunen. En pas daarna komt het moment om daar concrete producten bij te zoeken.

Bewezen proces

Om vragen zoals hierboven genoemd te beantwoorden, werken we bij Previder volgens een gedegen en bewezen proces. We starten met interviews met medewerkers uit alle geledingen van de organisatie om eisen en behoeften in kaart te brengen. De input die daaruit komt, zetten we om in een functioneel ontwerp voor werkplekken en eventueel onderliggende infrastructuur. Vervolgens werken we dat uit in detailontwerpen en concrete oplossingen. Daarbij houden we uiteraard nadrukkelijk rekening met de security-eisen die voor de organisatie (c.q. de sector) relevant zijn. Waar nodig hebben we ook oog voor het creëren van draagvlak voor nieuwe technologie.

Persona’s

Een essentiële stap in ons proces is het definiëren van persona’s: fictieve eindgebruikers die een grote groep eindgebruikers binnen de organisatie vertegenwoordigen. Enkele voorbeelden:

• Een ambulante medewerker die door het land reist, op verschillende locaties komt, af en toe thuis werkt en behoefte heeft aan veilige toegang tot informatie, ook via een mobiel apparaat.
• Een verpleegkundige die behoefte heeft aan een tablet om rechtstreeks een EPD of ECD te kunnen raadplegen.
• Een kantoorgebonden medewerker die nooit buiten de deur werkt maar wel behoefte heeft aan twee schermen om zijn/haar werk goed te kunnen doen.

Maatwerk met standaardbouwblokken

Het mag duidelijk zijn: het proces waarmee we de zoektocht naar een passende werkplekoplossing benaderen, is maatwerk. Maar voor het technisch realiseren van de oplossing maken we wel gebruik van standaardbouwblokken. Dat is nodig, want uiteindelijk moeten we onze oplossingen ook vlot kunnen uitrollen en doelmatig en veilig kunnen beheren.

Het vervolg

Nadat de werkplekoplossing is geïmplementeerd, zorgen wij voor professioneel beheer, onderhoud en ondersteuning op basis van operational excellence. Daarbij blijven we steeds dicht op de bal spelen. We vinden het namelijk belangrijk om op de hoogte te blijven van wat er binnen de organisatie gebeurt, zodat we onze dienstverlening daar steeds op kunnen afstemmen. In dit verband bieden we bijvoorbeeld ook de dienst Architectuur as a Service. Die houdt in dat we continu met organisaties meedenken over de IT-architectuur, zodat er waar nodig aanpassingen kunnen worden gedaan.

Meer weten?

Benieuwd hoe Previder jóuw organisatie kan helpen aan een complete en passende werkplekoplossing die altijd bij de tijd blijft? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.